Accueil > Blog > Comment faire une reunion efficase
Article précedent
Article suivant

Comment faire une réunion efficace (dans un coworking de préférence):

 

 

Combien de fois êtes-vous allés à une réunion en vous demandant, « à quoi elle va servir ? », en vous disant « j’ai autre chose à faire », « je perds mon temps » ? Et combien de fois êtes-vous sorti de réunion en regardant votre montre « déjà cette heure ! Avec tout le travail qui m’attend ! », avec le sentiment que cette réunion ne servait à rien ? Pourtant suivre quelques trucs simples permet  de réussir une réunion.

Pourquoi faire cette réunion : l’objectif

On parle de réunionite dans certaines entreprises, où passer son temps en réunion est le sport favori, pour ….. pas grand chose.

Vous êtes auto-entrepreneur, salarié, chef d’entreprise, pas de temps à perdre, 1heure voir 1h30 de réunion doit être efficace sinon vous perdez votre temps, il vaut mieux ne pas faire cette réunion.

Quel est donc votre objectif pour tenir cette réunion ?

  • vous voulez faire adhérer les personnes à votre projet (réunion d’information,  adhésion),
  • vous voulez leur avis (pourquoi pas ne pas les voir individuellement) si ça peut faire gagner du temps (certains n’osent pas s’exprimer en réunion),.

Pour ma part, en gestion de projet, j’ai de nombreuses fois sollicité des réunions hebdomadaires pour faire un point avec les équipes projet. Tous les lundi matin, point d’avancée en petit comité, que reste-t-il à faire par domaine projet ? actions prioritaires et alertes ? et plans d’actions associés ? et Compte-rendu.

Qui inviter ?

En fonction de votre objectif de réunion, vous analysez les profils des personnes à inviter en fonction du sujet. Faites-vous aider si vous venez d’arriver dans l’entreprise.

Faites une double analyse :

  • une analyse par rôle officiel dans l’entreprise est nécessaire (chef comptable, profil technique)
  • une analyse des rôles officieux (influenceurs) est à faire.

Être attentif si possible aux inimitiés possibles entre participants. On peut parfois obtenir un résultat positif à notre réunion, tout simplement en invitant des Décideurs dans 2 réunions ….séparément. Ego quand tu nous tiens ????

La logistique

  • Annoncer la réunion à l’avance (1 semaine au moins), la caler dans l’agenda des invités et demander une réponse oui/non maximum 48 h avant) sinon les appeler/relancer.
  • Le lieu : une salle de réunion habituelle, au sein de l’entreprise ou bien innovons, une réunion sur 2 se tiendra en dehors de nos locaux pour stimuler les équipes et aussi en profiter pour rencontrer d’autres personnes ou experts dans un coworking par exemple.
  • S’assurer de la réservation de la salle, c’est mieux ! Et du budget alloué si la salle est à l’extérieur de l’entreprise.
  • Prévoir la restauration ou bouteilles d’eau dans la salle de réunion
  • La Durée de la réunion : Maximum 1 heure 30 Minutes.
  • Veiller à ce qu’un participant à la réunion, nommé Time-keeper (gardien du temps) dans la salle donne le timing toutes les 15 minutes, et sonne la fin de réunion.
  • Tous outils nécessaires comme micros, écrans TV, paperboard doivent bien surs être disponibles.

Le démarrage et l’animation de la réunion :

L’animation : Animer nécessite que vous soyez Zen, Relax et plein d’énergie et BIENVEILLANT. Ne Pas se mettre la pression, rien n’arrive jamais comme c’est prévu, pas même une réunion menée par vous, mais au moins vous aurez essayé.

L’animateur (vous) précise le timing, toutes règles de bienséance en public (pas de smartphone, lire ses mails ) : fermer tous contacts avec l’extérieur (si ! si ! c’est possible vous verrez !). Assurez-vous que le plus haut gradé dans la salle soit préalablement prévenu et passe le message aux récalcitrants.

Introduire le THEME du jour : Pourquoi cette réunion, ce que vous en attendez.

  • Si les personnes ne se connaissent pas : tour de table pour que chacun se présente : Nom, prénom, rôle dans l’entreprise et dans le projet et ses objectifs de la réunion. Puis quelque chose de plus personnel, son Hobby par exemple.
  • Vous demandez une personne volontaire comme Time-keeper et une personne pour le Compte-rendu. Dites que vous aiderez bien sur pour le compte-rendu et que vous prendrez des notes aussi.
  • Vous êtes le garant du résultat de la réunion :
    • Relancez et cadrez les échanges pour rester dans le sujet.
    • Donnez la parole aux participants qui ne se sont pas exprimés. Chacun doit avoir le même temps de parole environ. Les solutions viennent souvent de personnes qui sont de caractère introverti, les faire intervenir à la fin en conclusion.
    • Reformulez pour être sur que les idées des uns soient bien comprises par les autres.
    • Evitez et faites éviter les jugements, les vôtres et ceux des participants.

 La clôture de la réunion et suite :

Une fois le temps imparti terminé. Le Time-keeper doit s’exprimer, en disant que ce sont les derniers échanges avant synthèse.10 Minutes

  • Formulez oralement ou sur tableau une synthèse de la réunion, idées principales, classez les pour/contre, avancées/alertes en fonction de votre type de réunion. Demandez si les principales idées ont bien été reformulées dans la synthèse.
  • Formulez   L’objectif de la réunion est-il atteint ??? Sinon, que manque-t-il ? Que doit-on faire pour l’atteindre ? ou le modifier ? (L’objectif était peut-être trop présomptueux pour pouvoir être traité dans une seule réunion). Faut-il une autre réunion ?

Le Compte-rendu : Un premier Compte-Rendu sera envoyé dans 3 jours (maximum). Les commentaires des participants sont bienvenus et pris en compte jusque 2 jours après réception du CR. Le défaut de commentaires validant le CR de réunion.

Pause Travail

Pause travail est un espace coworking destiné aux indépendants, aux télétravailleurs et aux porteurs de projet. C'est un lieu de vie et de travail qui met à disposition de ses co-workers des salles de réunion, et des bureaux, sans laisser de côté l'espace de détente afin de travailler dans un esprit «comme à la maison ».

Action co-financée par le conseil
Ile de France