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De la facture, document comptable, à la facture électronique

 

 

Les factures concernent tout le monde : le particulier en tant que consommateur et le chef d’entreprise comme outil de comptabilité générale. En effet, elles représentent les charges à payer et en même temps elles reflètent le chiffre d’affaires.

Et oui encore un gros mot ! Et si on vivait sans les factures ?

Un document obligatoire

La facture est incontournable et elle est la pièce de comptabilité générale par excellence. Oh le gros mot !

Le fournisseur (un créancier) établit une créance vis-à-vis de son client (un débiteur). Elle a pour but de déclencher le paiement de la dette engendrée en contre partie de la fourniture d’un bien ou d’une prestation de service.

Elle est obligatoire pour toute activité professionnelle.

Les enjeux de la facture

Pour le chef d’entreprise, il s’agit d’un document qui :

  • Vis-à-vis, du comptable, permet de comptabiliser les charges, les produits, les immobilisations (s’il en a), la TVA (s’il y est assujetti), d’établir les comptes de résultat et bilans…
  • Vis-à-vis, du fisc, permet le calcul de la TVA, les taxes et impôts qui ont pour base de calcul le chiffre d’affaires, les documents fiscaux…
  • Vis-à-vis, du client, fixe le montant à payer et le délai de paiement
  • Concernant, la gestion de l’entreprise, permet d’extraire et calculer des indicateurs comme le prix d’achat moyen des matières premières, le délai de paiement moyen…
  • Concernant la gestion d’un projet, permet de valider et/ou d’ajuster les prévisions…

Autrement dit, il s’agit de la base de l’activité d’un chef d’entreprise d’un point de vue purement administratif ! Même si un commercial, vous dira surement que la base de l’activité c’est le produit ou le client !

Les mentions obligatoires

En France sa forme est libre, mais des mentions sont obligatoires :

  • La date de la facture
  • Le numéro de la facture
  • La date de la vente ou de la prestation de service
  • L'identité du vendeur ou du prestataire de services
  • L'identité de l'acheteur ou du client :
    • Dénomination sociale (ou nom pour un particulier),
    • adresse du client (sauf opposition pour un particulier), de facturation si différente, de livraison.
  • Numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, (ce n’est pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €).
  • La désignation et le décompte des produits et services rendus :
  • Le taux de TVA légalement applicable
  • Réduction de prix, s’ily a lieu
  • Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • Les conditions de paiement

D’autres mentions sont obligatoires en fonction, de votre entreprise (assujetti ou non à la TVA, associé à un centre de gestion, rédaction manuscrite…).

Je vous encourage à aller voir sur le site des impôts en cliquant ici.

La dématérialisation de la facture

Comme nous l’avons vu avec les changements au 1er janvier 2020, les factures concernant les marchés publics doivent être électronique pour tous les prestataires sous peine de ne pas être payé.

Mais qu’est-ce-que la dématérialisation et la facture électronique ?

Dans les faits une facture, une fois émise ne peut plus être modifié. Pour la modifier, il faut l’annuler avec un avoir puis en émettre une autre avec un autre numéro.

Cette règle s’applique de manière naturelle lorsque la facture est faite à la main sur une souche de factures prénumérotés. L’utilisation de Word ou Excel pour établir une facture en facilite les modifications.

Imaginez que l’un de vos prestataires vous envoie une facture que vous payez. La facture que vous avez doit être la même que celle dont dispose votre fournisseur. Un contrôle fiscal est réalisé ! On demande à votre prestataire de transmettre une copie de son exemplaire. Si les 2 exemplaires ne correspondent pas…

Pour éviter ce genre de tracas, l’obligation de facture électronique a été mis en place. Elle permet de connaitre la traçabilité de la facture et surtout d’interdire toute modification après édition du dit document. Il faut donc utiliser un logiciel de comptabilité ou autre.

L’Etat a mis en place Corus.

Aujourd’hui, cette obligation concerne les marchés publics mais elle va être étendue au secteur privé d’ici 2023/2025. Ainsi les questions de traçabilité des documents émis par voix électronique, de stockage des données et d’authentification du système vont être au cœur de nos réflexions dans les prochaines années, et des contraintes auxquelles nous allons devoir nous adapter.

Pause Travail

Pause travail est un espace coworking destiné aux indépendants, aux télétravailleurs et aux porteurs de projet. C'est un lieu de vie et de travail qui met à disposition de ses co-workers des salles de réunion, et des bureaux, sans laisser de côté l'espace de détente afin de travailler dans un esprit «comme à la maison ».

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